Stel je voor dat iets je dwars zit. Je spreekt het aan en het verandert daadwerkelijk! Gemakkelijk, zonder stress en ruzie. Door constructieve feedback te geven kun je veel bereiken. We laten je zien hoe het werkt.
Waarom constructieve feedback geven?
Constructieve feedback kunnen geven is ongelooflijk nuttig op alle gebieden van het leven! Helaas hebben de meesten van ons niet geleerd hoe dat moet. En daardoor kunnen gesprekken die eigenlijk bedoeld waren om de samenwerking te verbeteren plotseling emotioneel worden, en hun doel volledig mislopen. Laten we eens kijken naar een paar van zulke situaties:
Feedback in de beroepsmatige context
Ken je deze situatie? Een collega werkt vol energie. Maar helaas in de totaal verkeerde richting. Dit is niet alleen verloren werktijd, maar brengt ook geleidelijk het lopende project in gevaar. Natuurlijk wil je het enthousiasme van de collega en dat van het bedrijf behouden, maar je wilt de richting fundamenteel veranderen. Je bent er bang voor dat de collega boos zal reageren als er kritiek (feedback) komt op de werkwijze. Dus hoe wil je een feedback gesprek voeren zodat de koers verandert in de gewenste richting
Feedback in het privéleven
Ook in je privéleven staan je dergelijke uitdagingen te wachten: je partner heeft heel precieze ideeën over hoe het weekend samen een hoogtepunt kan worden. Hij/zij is al enthousiast bezig met de voorbereidingen voor het wandelweekend in de bergen dat hij/zij spontaan samen heeft gepland. Zij/hij verwacht dat je veel verwachting toont. Maar je wilt het niet echt laten zien. Het tegenovergestelde is het geval: je hebt niet alleen dringend behoefte aan een afgezonderd weekend thuis wegens stress, maar je voelt je volledig overspoeld door het activisme van je partner en je hebt het gevoel dat er geen rekening wordt gehouden met jouw behoeften. Hoe kun je al deze boodschappen aan je partner overbrengen zonder een fiasco te veroorzaken?
Wat constructieve feedback kan doen
In principe heb je in de hierboven beschreven situaties twee opties:
- Je praat niet over wat je zou willen veranderen, waardoor je de rode loper uitrolt voor de mogelijkheid dat alles blijft zoals het is.
- Je begint er een gesprek over.
De manier waarop je dit doet heeft een directe invloed op wat er uit je gesprek komt: Gebrek aan begrip en weerstand of begrip en samenwerking.
Hier gaat het erom uit een mijnenveld van potentiële conflicten de startbaan voor positieve, open samenwerking aan te leggen. En dat is geen gemakkelijke taak, maar wel de moeite waard:
Als je erin slaagt constructieve feedback te geven, kun je bijna alle relaties verbeteren: je kunt productiever samenwerken, collegiale relaties bloeien op, je werknemers zijn veel meer bereid om in je bedrijf te werken – en ja, zelfs liefdesrelaties gaan beter.
Het klinkt bijna te mooi om waar te zijn. Maar er is ook slecht nieuws: Volgens een studie staat feedback helaas onderaan de prioriteitenlijst van managers. maar is het datgene wat werknemers het meest missen.
Het geven van constructieve feedback: De basis
Het is van fundamenteel belang dat wij aanvaarden dat een ieder van ons dezelfde gebeurtenis op totaal verschillende manieren waarneemt en beoordeelt. We moeten in geen geval volhouden dat onze eigen kijk op de dingen het laatste woord heeft. Alleen dit soort openheid tegenover anderen bereidt de weg om respectvol en nadrukkelijk met elkaar om te gaan. Want alleen als onze gesprekspartner merkt dat hij of zij fundamenteel wordt gewaardeerd, is hij of zij bereid input van buitenaf te aanvaarden en te onderhandelen over gedrag. Werk ook aan je soft skills. Hierdoor kun je beter in gesprek komen met je gesprekspartner.
De 10 regels van constructieve feedback:
Lees de volgende 10 regels door van constructieve feedback geven en je zult zien dat feedbackgesprekken veel beter gaan. En let op; de focus ligt ook voor een groot deel bij jou. Door deze manier van feedback geven verander je zelf ook als werkgever, collega en partner.
Regel 1: Kies een goed moment!
Kies een tijdstip voor de feedback wanneer alle betrokkenen tijd en rust hebben! Hoe gevoeliger de feedback, hoe belangrijker deze regel is.
Je moet geen feedback geven in conflictsituaties omdat je dan emotioneel geladen bent. Dit gaat altijd fout. Geef zo snel mogelijk na de gebeurtenis feedback! Wacht niet te lang, want hoe verser de situatie, hoe beter je gesprekspartner de feedback kan begrijpen en integreren.
Kondig je feedback aan zodat je gesprekspartner zich niet overvallen voelt.
Regel 2: Geef nooit feedback in emotioneel geladen situaties!
Als jij of je collega emotioneel geladen zijn, moet je wachten tot iedereen gekalmeerd is. Alleen dan kun je objectieve en constructieve feedback geven. In verhitte situaties die op het punt staan destructief te worden, moet je je terugtrekken. Dus als je echt kwaad bent, slaap er dan een nachtje over en kijk of je nu in staat bent om rustig en objectief over de kwestie te praten.
Regel 3: Geef altijd feedback onder vier ogen!
Als het jouw beurt is om feedback te geven, doe het dan onder vier ogen. Je moet nooit feedback geven in aanwezigheid van collega’s, omdat ze de feedback dan niet goed kunnen accepteren en bang zijn om ontmaskerd te worden. Heel belangrijk: Zorg ervoor dat de persoon met wie je praat zijn gezicht kan redden!
Regel 4: Begin met wat je waardeert in de ander!
Als je erin geslaagd bent de juiste voorwaarden te scheppen voor een feedbackgesprek, moet je positief beginnen! Zo kan de ander zich openstellen en weten dat zijn of haar prestaties ook worden opgemerkt. Negatieve dingen zijn dan veel gemakkelijker te accepteren, omdat je anders het gevoel hebt dat je niet volledig bent gezien of dat je oneerlijk bent behandeld. Je moet dus eerst positieve kwaliteiten of manieren van werken noemen en de negatieve punten goed verpakken.
Regel 5: Vermeld feiten, wees concreet!
De tijd is gekomen! Je hebt met succes een feedbackgesprek op gang gebracht – nu is het tijd om aan de slag te gaan. Nu moet je alert blijven, want er zijn enkele klassieke valkuilen. Wanneer je bij het negatieve deel komt, het deel dat waarschijnlijk ongemakkelijk is voor de ander, moet je de feiten concreet beschrijven, met zoveel mogelijk details!
Regel 6: Stuur ik-boodschappen in plaats van jij-boodschappen
Praat over jezelf en niet over de ander! Dit is een van de belangrijkste principes van geweldloze communicatie en misschien ook het meest uitdagende. Een ik-boodschap geven kan lastig zijn maar het brengt veel waardering vanuit je gesprekspartner.
Regel 7: Let op expressie, lichaamstaal en stem!
Onthoud: De toon maakt de muziek. Wat heeft de mooiste liefdesverklaring aan een verwijtende toon? Niets. Hetzelfde geldt voor feedback.
We weten allemaal dat het non-verbale deel van onze communicatie veel belangrijker is dan wat er daadwerkelijk wordt gezegd.
Over het algemeen wordt uitgegaan van de volgende statistieken:
- 55 % gebaren en gezichtsuitdrukkingen
- 38 % Stem en toon
- 7 % Inhoud
Regel 8: Overdrijf niet: matig de feedback!
Ja, constructieve feedback geven is een goede manier om samenwerking te versterken of overeenstemming te vinden in relaties. Maar: Hou het met mate! Nu je toch bezig bent, probeer niet alles te bespreken wat je kunt bedenken. Dit zou je tegenhanger belasten of zelfs overweldigen.
Regel 9: Geef aan wat voor gedrag je wilt!
De feedback-meeting is goed verlopen. Nu is het tijd om een conclusie te trekken. Wat is passender dan een blik in de toekomst?
Vertel de ander zo nauwkeurig mogelijk welk gedrag je in de toekomst van hem zou willen zien. Alleen dan heeft hij de kans om je feedback te implementeren. Constructieve feedback is niet alleen kritiek leveren op wat je niet bevalt, maar wijzen op manieren waarop we beter kunnen samenwerken.
Maar wees voorzichtig! Dit is niet “doe een wens”. Dat jij een wens doet, betekent niet dat de ander die moet vervullen. Ook hier hangt het er natuurlijk vanaf of je de wens benoemt op basis van een objectief richtsnoer. Dit maakt het gemakkelijker Zelfs als je de baas bent, heb je waarschijnlijk de autoriteit om instructies te geven. Als geen van beide het geval is, is een uitgesproken wens slechts een uitnodiging tot een gesprek waarin je de verschillende behoeften tegen elkaar kunt afwegen en kunt onderhandelen over hoe een gemeenschappelijke oplossing eruit zou kunnen zien.
Regel 10: Geef feedback voordat het nodig is!
Hier komt de meesterdiscipline van het geven van feedback: als je een bepaald gedrag of voorzienbare fouten wilt vermijden, is het nuttig niet te wachten tot ze zich daadwerkelijk voordoen. Geef daarentegen positieve feedback over het gewenste gedrag wanneer dit reeds is vertoond. Dit zal het gewenste gedrag versterken.
Op die manier kun je feedback ook gebruiken als leiderschapsinstrument.
Een kleine tip: Het werkt ook privé.
Lees ook eens:
